Projekt pracuje s metadaty (bibliografickými záznamy), vloženými do Souborného katalogu ČR. Je proto na jednotlivých knihovnách aby tyto záznamy do souborného katalogu předaly.
Prohledávaná metadata mají proto podobu bibliografických záznamů ve formátu MARC21, která obsahují geografické souřadnice hranic "obdélníka" opisujícího část zemského povrchu, který daná mapa zobrazuje. Tyto souřadnice jsou v MARC21 ukládány v poli 034, odkud je čerpá vyhledávací systém. Stejné údaje jsou pak vkládány i do pole 255, to je ale z hlediska vyhledávání irelevantní.
034: $$dE0123600$$eE0273600$$fN0500000$$gN0400000255: $$c[(012˚36’00" v.d.--027˚36’00" v.d./050˚00’00" s.š.--040˚00’00" s.š.)].Tyto souřadnice lze pořídit několika způsoby. Technicky nejméně náročným ale k chybám náchylným řešením je odečtení z mapy a ruční vložení do bibliografického záznamu. Tuto práci pak může usnadnit online nástroj Bounding Box , který je nyní optimalizovaný pro Aleph, nebo jeho starší, stabilní verze. Oba tyto nástroje umožňují získat korektní text obsahu pole 034 a 255 vkreslením hraničního obdélníka do mapy. Zároveň tyto nástroje umožňují přepočítat pozici nultého poledníku.
Dalšími nástroji, které umožní hraniční obdélník získat jsou Georeferencer (pro přesné určení obdélníka pro již digitalizované a online zpřístupněné mapy) a Geoparser (pro odhad souřadnic z textu bibliografického záznamu).
 GeoReferencer Pokud knihovna již disponuje online zpřístupněnými digitalizovanými mapami, může službě Georeferencer dodat seznam URL těchto digitalizovaných map a využít dobrovolníků pro získání přesné georeference a také hraničního obdélníka. Příkladem mohou být stránky www.mzk.cz/georeferencer, jejichž prostřednictvím jsou georeferencovány mapy ze sbírek Moravské zemské knihovny.
|  GeoParser Má-li knihovna ke své mapové sbírce jen bibliografické záznamy a pokud tyto záznamy obsahují měřítko mapy, její rozměry a nějaký textový geografický údaj (název místa v podobě předmětového hesla apod.), pokusí se GeoParser z těchto údajů hraniční obdélník přibližně odhadnout. |
